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「情報の5S」を考える…第8期5Sインストラクター養成講座2講
12月7日㈫、新日本グループ第8期5Sインストラクター養成講座2講を開催しました。5S講座修了生が主となる今回の講座、初回はサポート本部主催の『働きやすい環境づくり』を考える「情報の5S」です。
通常講座と異なる為、先ずは参加者が集まるのか? 講座参加者に受講して「良かった」と感じてもらえるのか? 蓋を開けてみないと分からない部分が多く、始まるまでは、ちょっとハラハラドキドキでしたが…
当日業務の関係等で欠席者は出ましたが、リモート参加者もあり、会場でも準備していた席は全て埋まるという満員御礼!となりました~👏👏👏
サポート本部情報システム部が手掛けている『働きやすい環境づくり』の取組みは、
・コワークストレージ
(NTT東日本提供の、「簡単に操作できて誰もが使いやすい」「セキュアで、安心して使える」ことを追求したストレージサービス)
・キントーン
(サイボウズ社のクラウドサービス、Webデータベース型の業務アプリ構築サービス)
・業務改善・自動化
以上の3点が主となっていて、今回はこの3点に分けて話が進みました。
コワークストレージ導入前は、
①拠点に戻らないと、共有ファイルにアクセスできなかった
②個人や部門フォルダにデータが散在、また長年の蓄積により、データが多く目的のファイルを探しづらかった
③アクセス権限による管理ができなかった
等々の問題がありましたが、
①属人化しやすい個人フォルダを廃止しデータ共有を目指す
②お客様に関する情報は1フォルダに集約
③個人情報には制限をかけ、それ以外はオープンに!
というコンセプトの下、移行時に整理をおこない、総容量が半分以下になりました。しかし、まだデータ管理には問題があることから、課題だと感じていること、困っている事等を、参加者で話し合う時間が設けられました。
コワークストレージ以外のテーマでも同様の内容がおこなわれ、5Sの考え方である「まずはやってみる(巧緻より拙速)」「見える化(データの連携)」を情報で活用していく為にはを考える時間となりました。
「モノの5S」「コトの5S」という言葉を耳にすることがありますが… 「情報の5S」 は、モノ? コト?どちらでしょう?
机の上にある沢山の使わないモノを捨てスッキリ片付いたので、仕事がやりやすくなった!という場合、机の上にあるのは紛れもなく「モノ」であり、整理・清掃したことにより仕事という「コト」がやりやすくなったことになります。
書棚を整理し本という「モノ」が減ったので、探すという「コト」の時間が短くなります。
情報も同様で、データという「モノ」を整理しフォルダに分類する(整列・整頓)ことにより、データ検索や書類作成という「コト」が早くできるようになります。
「モノ」が変化することで「コト」が変化する。
どちらの5S?という考え方自体がおかしいのではと感じます。
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