グリストラップ清掃は、飲食店・商業施設・病院・オフィスビルなど様々な施設で欠かせない設備管理業務のひとつです。しかし「清掃してもすぐ臭う」「排水管がよく詰まる」「産廃処理費用が高い」など、従来の業者によるバキューム清掃で…
「情報の5S」を考える…第8期5Sインストラクター養成講座2講

12月7日㈫、新日本グループ第8期5Sインストラクター養成講座2講を開催しました。5S講座修了生が主となる今回の講座、初回はサポート本部主催の『働きやすい環境づくり』を考える「情報の5S」です。
通常講座と異なる為、先ずは参加者が集まるのか? 講座参加者に受講して「良かった」と感じてもらえるのか? 蓋を開けてみないと分からない部分が多く、始まるまでは、ちょっとハラハラドキドキでしたが…
当日業務の関係等で欠席者は出ましたが、リモート参加者もあり、会場でも準備していた席は全て埋まるという満員御礼!となりました~👏👏👏
サポート本部情報システム部が手掛けている『働きやすい環境づくり』の取組みは、
・コワークストレージ
(NTT東日本提供の、「簡単に操作できて誰もが使いやすい」「セキュアで、安心して使える」ことを追求したストレージサービス)
・キントーン
(サイボウズ社のクラウドサービス、Webデータベース型の業務アプリ構築サービス)
・業務改善・自動化
以上の3点が主となっていて、今回はこの3点に分けて話が進みました。
コワークストレージ導入前は、
①拠点に戻らないと、共有ファイルにアクセスできなかった
②個人や部門フォルダにデータが散在、また長年の蓄積により、データが多く目的のファイルを探しづらかった
③アクセス権限による管理ができなかった
等々の問題がありましたが、
①属人化しやすい個人フォルダを廃止しデータ共有を目指す
②お客様に関する情報は1フォルダに集約
③個人情報には制限をかけ、それ以外はオープンに!
というコンセプトの下、移行時に整理をおこない、総容量が半分以下になりました。しかし、まだデータ管理には問題があることから、課題だと感じていること、困っている事等を、参加者で話し合う時間が設けられました。
コワークストレージ以外のテーマでも同様の内容がおこなわれ、5Sの考え方である「まずはやってみる(巧緻より拙速)」「見える化(データの連携)」を情報で活用していく為にはを考える時間となりました。
「モノの5S」「コトの5S」という言葉を耳にすることがありますが… 「情報の5S」 は、モノ? コト?どちらでしょう?
机の上にある沢山の使わないモノを捨てスッキリ片付いたので、仕事がやりやすくなった!という場合、机の上にあるのは紛れもなく「モノ」であり、整理・清掃したことにより仕事という「コト」がやりやすくなったことになります。
書棚を整理し本という「モノ」が減ったので、探すという「コト」の時間が短くなります。
情報も同様で、データという「モノ」を整理しフォルダに分類する(整列・整頓)ことにより、データ検索や書類作成という「コト」が早くできるようになります。
「モノ」が変化することで「コト」が変化する。
どちらの5S?という考え方自体がおかしいのではと感じます。
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