「情報の５S」を考える…第8期５Sインストラクター養成講座２講

12月7日㈫、新日本グループ第8期５Sインストラクター養成講座２講を開催しました。５S講座修了生が主となる今回の講座、初回はサポート本部主催の『働きやすい環境づくり』を考える「情報の５S」です。
通常講座と異なる為、先ずは参加者が集まるのか？ 講座参加者に受講して「良かった」と感じてもらえるのか？ 蓋を開けてみないと分からない部分が多く、始まるまでは、ちょっとハラハラドキドキでしたが…

当日業務の関係等で欠席者は出ましたが、リモート参加者もあり、会場でも準備していた席は全て埋まるという満員御礼！となりました～👏👏👏

サポート本部情報システム部が手掛けている『働きやすい環境づくり』の取組みは、

・コワークストレージ
（NTT東日本提供の、「簡単に操作できて誰もが使いやすい」「セキュアで、安心して使える」ことを追求したストレージサービス）
・キントーン
（サイボウズ社のクラウドサービス、Webデータベース型の業務アプリ構築サービス）
・業務改善・自動化

以上の3点が主となっていて、今回はこの3点に分けて話が進みました。

コワークストレージ導入前は、
①拠点に戻らないと、共有ファイルにアクセスできなかった
②個人や部門フォルダにデータが散在、また長年の蓄積により、データが多く目的のファイルを探しづらかった
③アクセス権限による管理ができなかった
等々の問題がありましたが、
①属人化しやすい個人フォルダを廃止しデータ共有を目指す
②お客様に関する情報は１フォルダに集約
③個人情報には制限をかけ、それ以外はオープンに！
というコンセプトの下、移行時に整理をおこない、総容量が半分以下になりました。しかし、まだデータ管理には問題があることから、課題だと感じていること、困っている事等を、参加者で話し合う時間が設けられました。

コワークストレージ以外のテーマでも同様の内容がおこなわれ、５Sの考え方である「まずはやってみる(巧緻より拙速)」「見える化(データの連携)」を情報で活用していく為にはを考える時間となりました。

「モノの５S」「コトの５S」という言葉を耳にすることがありますが…　「情報の５S」 は、モノ？ コト？どちらでしょう？

机の上にある沢山の使わないモノを捨てスッキリ片付いたので、仕事がやりやすくなった！という場合、机の上にあるのは紛れもなく「モノ」であり、整理・清掃したことにより仕事という「コト」がやりやすくなったことになります。
書棚を整理し本という「モノ」が減ったので、探すという「コト」の時間が短くなります。
情報も同様で、データという「モノ」を整理しフォルダに分類する(整列・整頓)ことにより、データ検索や書類作成という「コト」が早くできるようになります。

「モノ」が変化することで「コト」が変化する。

どちらの５S？という考え方自体がおかしいのではと感じます。