思わぬ盲点も！清掃業者の切り替え手順５ステップ｜失敗パターンと回避方法も解説

清掃業者のサービスに満足できていないと、業者を切り替える決断に至ることもあると思います。
しかし「切り替えるには何をしたらいいのかわからない」「切り替えで失敗したらどうしよう」という不安を感じている方は多いのではないでしょうか。

清掃業者の乗り換えは、適切な手順や押さえどころを知っているかどうかで、成功と失敗が分かれます。
この記事では、清掃業者の切り替えでよくある失敗パターンとその回避方法、そして具体的な切り替え手順を、実務的にお伝えします。
また、この記事の最後には、読者の方へのプレゼントとして、ダウンロードしてそのままお使いいただける「清掃業者の切り替えで失敗しないための社内満足度調査用紙」をご用意しております。

清掃業者の変更で失敗する3つのパターンと回避方法

業者を切り替えるにあたって、準備不足のまま進めると、失敗に終わるケースが多々あります。
まずはよくある失敗パターンを知り、対策することをおすすめします。

パターン①　現在の契約内容を熟知せずに切り替えた結果……

意外かもしれませんが、これが最も多い失敗です。
「いつまでの契約か」「違約金の条件は」「現状の清掃仕様(頻度や内容)は何か」などを把握しないまま新しい業者に切り替えると

• 違約金などの想定外の費用が発生する
• 希望の時期で切り替えができないことが後から判明して白紙に
• 切り替え後に「前の業者はこれをやってくれていた」などの不満が社内から噴出する
• 結局変わり映えがしない……

といった失敗に繋がりかねません。

この失敗を回避するには：契約書・仕様書・運用実態を必ずセットで確認しましょう！

パターン②コストを重視した結果、管理体制の悪い業者を選んでしまった

清掃業者の見積金額はピンキリです。
コストを重視しすぎると、現場のパートアルバイトを低賃金で雇って任せきりになり、本社の担当者は全く巡回に来ないような、管理体制が著しく悪い業者を引いてしまうことも。
結果、品質やマナーのクレーム対応に追われて、以前よりも施設清掃に関する雑務が増えてしまうケースも往々にしてあります。

この失敗を回避するには：本部スタッフの巡回頻度など、アフターフォローを確認しましょう！

パターン③大手なら安心だと思ったら、下請け業者の質が悪かった

ビルメンテナンス業界は、多重下請け構造が社会的な課題になっています。
「大手なら安心だ」「この担当者なら安心だ」と思って契約したら、契約時の担当者と、実際に清掃しているスタッフの上司が全くの別会社、というケースがあります。
問題が発生した時に「実際に施工している業者に確認してから……」と返答が遅れるなど、信頼関係が深まらない契約になってしまうことも……

この失敗を回避するには：実際に作業を行う体制について、責任者の所属や指揮命令系統、トラブル時の対応フローなどを確認しましょう！

清掃業者を切り替える具体的な手順

では、実際に切り替えるときは、どんな手順で進めると良いのでしょうか？
段階的に解説します。
※社内稟議については記載をしておりません。お客様の社内規定に従っていただきますようお願いします。

ステップ1：現在の契約内容を整理する

まず、現在の契約書・仕様書を確認します。

チェックすべき項目：

• 契約期間（いつまでか）
• 契約終了時の手続き（何か月前までに通知する必要があるか）
• 契約満期外での解約時の違約金の有無
• 清掃仕様（週何回、どの範囲、どのレベルか）
• 現在の月額費用とその内訳

仕様書が存在しないケースも往々にしてあります。
その場合には、図面に清掃頻度や時間帯を大まかに書き込んでおくと、仕様書の代わりになります。

なお、清掃仕様については、契約当初の仕様書のみで判断するのは危険かもしれません。
契約締結後の日々の業務の中で、口約束で変更・追加となった仕様がある可能性があるためです。

また、大きな組織の場合には、この段階で関係者に清掃に関する満足度や課題のヒアリングをすると

• 現場目線の困りごとが分かり、次の契約に反映できる
• 清掃業者の切り替えの必要性について、共通認識が持てる
• これらを根拠に、業者切り替え時の稟議が通りやすくなる

といったメリットがあるためおすすめです。

このステップでやること：
①契約期間等の内容から、業者切替のタイミングに目星を付ける
②清掃仕様を理解し、他の業者から見積もりを得る材料を集める
③社内のヒアリングを行い、施設管理担当以外の視点での現状の課題や、残すべき良い点、契約書・仕様書には記載がない清掃箇所を把握する。

ステップ2：複数の業者から相見積もりを取る

現在の清掃仕様を、候補業者に伝えて見積書を集めます。
「現在これだけの費用で、これだけの内容の清掃をしてもらっている」などの情報があると、見積もりのベースが業者間で揃うため、比較がしやすくなります。

見積もりを取り始める時期については、

• 教育に力を入れているいい清掃業者ほど、契約決定から業務提供開始までの期間が必要
• 清掃契約の多くに解約予告期間が定められており、多くが１～３か月前の申し出が必要

といった理由から、遅くとも解約したい時期の『半年前』には、複数業者にコンタクトを取り始めるのがおすすめです。

このステップでやること：
①切り替え時期の半年前を目安に、業者へのコンタクトをスタートする
②複数業者に、共通の内容で見積書を作成してもらう

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ステップ3：見積内容を詳しく比較する

ここが重要なポイントです。
清掃は多くの人が動く分、高額になりがちですが、金額だけを見て決めてはいけません。

確認すべき項目：

• 費用内訳は明確か（スタッフ人数、作業時間などが明示されているか）
• サービス提供体制はどうなっているか（直営か下請けか、責任者は誰か）
• スタッフの教育体制はどうか（研修制度・定期的な巡回指導の有無）
• 品質管理・品質改善の仕組みはあるか

これらがしっかりしている企業であれば、信頼できる・満足できるサービス提供体制が整っていることが多いですし、(もちろんサービス品質を保つための限度はありますが)多少の価格の調整に協力してもらえるケースが多いのです。

このステップでやること：
①見積内容を比較する（金額だけで決めると思わぬ落とし穴に……）
②目ぼしい業者を１，２社まで絞り込む

ステップ4：目ぼしい業者と詳細をさらに詰める

気になる業者が絞り込めたら、さらに契約と仕様の詳細を詰めていきます。
前述のチェック項目では優秀だけど、金額がもう少し安ければ……などの調整は、優良業者であれば多くの場合対応できます。

• 契約の開始時期・支払いサイト
• より細かな清掃スケジュールの確定
• 既存業者のスタッフを継続雇用するか
• 新しい道具の搬入時期・場所
• 契約開始後の定例会議の頻度

などをすり合わせて、お互いに納得のいく契約を作り上げましょう。

また、決裁に伴い不安があれば、使用する道具の確認やデモンストレーションなども、手厚い業者であれば対応してもらえることがあるので相談してみましょう。

既存業者への解約の申し入れは、新たな業者が決定した段階で行うのが安全です。

このステップでやること：
①契約と仕様の詳細を詰めていく
②既存業者へ解約の申し入れをする（新しい業者との契約締結が確定してからが安全）

ステップ5：契約開始後のコミュニケーションも大切！

本契約に進んでも、しばらくは清掃の様子を見ることをおすすめします。

• 仕様書にはなかった業務を既存業者が実施していた
• 契約時には時間の制約を設けていなかった場所に、実は制約があった
• 契約内容の認識の齟齬があった
• 書類では業者が把握しきれなかった現地の汚れ等があり、清掃スケジュールに変更が必要になった

など、現場のトラブルが発生している可能性があるためです。
そのため、特に契約開始直後は、頻繁に担当者との打ち合わせの機会を持つように、前もって依頼をしておくと安心です。

このステップでやること：
①契約開始後のコミュニケーションを大切にする
②事前に新規業者の担当者との打ち合わせの機会を、契約開始直後は頻繁に持つように予定しておく

そのまま使える！清掃業者の切り替えで失敗しないための『社内満足度調査用紙』配布中！

本記事では、清掃業者切り替えの失敗パターンとその回避法、そして清掃業者の切り替えのプロセスの全体像について解説しました。

ステップ１では「関係者に清掃に関する満足度や課題のヒアリングをする」ことをおすすめしました。
清掃は、建物全体に関わるものだからこそ、施設管理側だけではなく現地の皆さんの評価が、業者切替の成否を分ける性質があります。
しかし、清掃の満足度をどのような観点で測るかというノウハウは、なかなか世に出回っていません。
また、それをゼロから作る暇もない、という方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで、これまで多くのお客様の清掃業者切り替え先として選ばれてきた当社が、既存業者の満足度をヒアリングする中で蓄積したノウハウを詰め込んだ「そのまま使える！清掃に関する社内満足度調査用紙」を作成しました！

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『清掃業者選び４つのポイント』を、こちらの記事で解説しています。